交货期延迟的邮件参考和话术考量！看这里！

这个主题，最近很多人问。

但是一直没抽出时间来写。

因为每天来问各类问题的人很多。

所以分享也按了轻重缓急来写。

前面分享了《参展和客户拜访的紧急建议》。

昨天分享了《提单寄不出去的解决方案》。

今早又分享《原产地证申领和寄送的方案》。

今天来分享交货期延迟的邮件如何来写！

分享之前，还是要重申下：所有的邮件和分享思路都仅供参考！具体怎么做，还是自己来决定！一朝被蛇咬，十年怕井绳！

关于交货期延迟，其实也分多种情况。

每种情况根据对客户的了解、对自身的了解，到回复的出发点、引导和思路也是有些差异的。

我尽量写的详细一些，方便大家参考和对照！

第一种，马上就要交货了，但是还没开工。

就像我这个客户。

客户一上来就问，货什么时候好！

这个客户原先给的交期是2月10日。

就是节后一周这样子。

但是考虑到这个客户每次和她说货好了，她付款和安排出运都要磨蹭一、二周这样子，所以前几天我就没和她说交货延迟这回事。让她自己来找我。

她来找我了，我是这样回复的。

写邮件我是很讨厌写的很长的。

一共回了四句。我们来看看。

第1句，我说“由于新冠病毒，我们还在假期中”。

一句话点名当前的状况，不需大篇幅去描述。客户立马懂我们还没上班。点到为止。

第2句，我说“为了更好地控制和预防疫情扩散，政府推迟了假期到10号。目前来看，还有可能再延迟”。

这句话包含四层意思。

第一层，是关于疫情，不需要说太多，以免客户遐想更多，遐想多了，问题就多了；第二层，明确告知客户目前国家的放假日期，让他有个概念和期望；第三层，也埋下伏笔，可能还会延长，提前让客户有心理准备，也给自己留好退路。

第四层内容，也是最关键的！

这整段话，所有的主观能动性都不是我们，而是疫情和政府的通知。也就是说，我们和客户是一样的，都是被动接受的。

事实也的确是如此。

所以在情理这方面，客户就不能来过分指责和要求我们了。这个漏洞一定要堵住了。

这一点的表达很关键、很关键！

很多业务员会习惯这样表达："Dear sir, i am sorry to inform you that we have to delay the delivery time to 20th because of the epidemic."

尽可能不要这样。

客户脑子首先跳出来是你的问题。

第一印象建立了，后面要扳回来就很累了。

第3句，我说“货物将会在月底好”。

这是给客户一个明确的交代。

一定是要给的！而且这个日期我们内部是按照17号上班的进度核实的。

给自己谈判的余量一定留好。

第4句，我说“有任何进展，我第一时间告诉你”。

这是给客户一个暗示。

有新的进展，我会第一时间告知。也可能是好消息。所以你先不要过分担心或下判断，等我的消息。

让客户把既做好准备，也安下心来。

总结来说，就是先分析客户，再分析我们的情况，再做判断，再提出解决方案和引导的方向，最后达到预期的结果。

这样一封有攻有守、有收有放的邮件就出炉了！

客户回了复，火气也没有了。

这都在我们预判当中。

接下来看第二种情况。

第二种，交货要延迟较长，但是还没开工。

就像我这个客户。

这个客户，年前12月底下的单。

我按第一封邮件的思路给他回了第一封邮件，并告知交货期会延迟大概一个月左右。客户回复不干了。说你不及时交货，我就找别人买。

先做分析。

客户有没有可能问别人买？

不可能。

30%定金都付了，而且他这个时候问谁买！整个中国供应商都是一样的。重新下单，国外的交期和价格就更不可能了。

所以此时客户是没有选择余地的。

但是，客户有选择生气的权力！

所以他邮件里用了"Otherwise和will be forced"这个威胁而又无奈的表达！

其实我们也很无奈。但是没办法。

所以，接下去回复的邮件，主要不是解释交期延迟。而是安慰客户为主！

我是这样回复的。

这封邮件，比第一封多了一段。

分享下我的回复思路。

第1段：我要"反驳下客户说我们年前啥的没干"的说法。这个一定要说的，不然后面说话都说不响的。客户有情绪，不等于说什么都是对的。

第2段：继续强调，不是我们不想上班，而是实在上不了。客观因素存在。

第3段：第一句，说清目前政府规定和其他商业体的普遍性问题；第二句，给了客户解决方案和思考方向。这个时候，表态度也是很重要的！

第4段：感谢理解和支持！把生米煮成熟饭的感觉。引导结束这个话题。

第5段：提醒客户接下去要做的事情！这也是引导！我们等通知生产和赶货，客户也提前做好安排，大家都分头准备。让事情向前走，比停留在原地更重要！

整封邮件，自上而下，每一段有单独要发挥的作用，又互相衔接在一起。就像一个人的整体一样，一气呵成又密不透风。

两封邮件下来，客户也没说什么了。

回复也是在情理之中了。

写邮件，回邮件，我就是这个习惯。

先分析，再判断，再推敲，然后引导，最后预设可能的回复结果。

接下来看第三种情况。

第三种，离交货期还有时间，不那么急迫。

这种情况的订单有没有？

也有的。

比如我们澳大利亚的客户，下单都是提前三个月下的。今年1月份下的订单，交期是4月。对于这类还有时间的订单，就不用和客户特意说了。

反正开工了，到时候也是来得及的。

如果来问了，直接回复没有影响就好了。

接下来再看第四种情况。

第四种，客户这两天要下订单，告知交货期要延迟的。

这两天，我们也收到了一些客户的订单。

这个时候，就需要提前谈把交期沟通好。不能让订单溜掉。

比如这个巴西的客户。

他说要下新的订单，让确认交期。邮件中可以看出，客户也了解些中国的情况。

我是这样回复的。

先按第一封邮件的思路，给客户讲了基本的情况。然后告知交货期可能要延迟一个月左右。客户回复说太长了。

这个回复也在原先的预料之中。

因为之前的交货期都是30天。这次还没开工，交期我就多预留了两周，告诉客户是45天。客户回过来太长了。

然后就回了下面这第二封邮件。

第1段：继续重申下"开工日期有可能继续推迟"的客观可能。另外说出"这次特别多预留了交期“。

第2段，告知客户，一旦开工就可以提前交货，所以不用担心。这样做有两个好处，早了都算好消息，晚了即使17号开不了工，24号开工也没有问题。客户那边也有个心里准备。

当然，如果24号还不能开工的话，到时候再说。想想可能性不大。

Ok！这样交期延迟的四种情况，回复的邮件参考和话术考量，都给大家分享过了！当然，其他的情况也还有，有机会再分享。

 再分享几个关于邮件回复的硬核经验 

1. 写邮件不叫"写邮件"，叫"写话术"！

无论是公司内部培训，还是之前给外贸老总们上课，我都是这样表达和要求大家的。写邮件不是"写邮件"，而是"写话术"。

什么是话术？

话术就是经过反复分析、推敲、判断和演练，并引导客户回复的一种表达！

这个和"你要学会好好说话"是一样的道理。

回复和说话的内容，要提前分析和判断，做到心里有数，还要经得起推敲，最后又能达到自己预期的结果。

目标只有一个：邮件在没有发出之前，战斗就结束了。就是这个道理！

2. 写邮件，要结合具体情况具体分析。

严格说来，写邮件是没有模板的。

所谓模板，只是一种相对通用的参考。

在实际回复当中，客户情况不同，公司情况不同，自己表达习惯不同，回复的口吻和内容也需做相应的调整。这样才是最适合的。

最主要要学习的，是写邮件的思路和思考问题的思维方式！你想到了，你就能写的出来。

3. 写邮件，多修改，再审校！

没有一封邮件是可以一次完成的。

尤其是一些特别重要的邮件。

我每次写重要的邮件，都要反复思考和修改，给业务员们修改也是一样。写文章也是如此。多修改和换位看几次，就能改出更好思路和表达的邮件来。

这些年来，我积累的一千多套邮件话术，就是这么来的。都是一点点实战和结果换来的。

有机会，就给大家多分享！

来源：外土司资讯